Tietosuojaseloste

1.Rekisterinpitäjä

2.Rekisterin nimi

Roplin Oy Ab:n asiakas-, sidosryhmä- ja viestintärekisteri.

3.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yhteydenottoihin vastaamiseksi, asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseksi, palveluiden toimittamiseksi sekä laskutusta ja kirjanpitoa varten. Lisäksi käsittelemme verkkosivustomme kävijätietoja sivuston käytön tilastointia sekä palvelumme laadun tarkkailua ja kehittämistä varten.

Käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti:

• Oikeutettu etu: Yhteydenottoihin vastaaminen sekä asiakas- ja sidosryhmäviestintä.
• Sopimus: Asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimenpiteet (esim. tarjouspyynnöt).
• Suostumus: Verkkosivuston kävijätilastointi ja analytiikkaevästeiden käyttö (Google Analytics).
• Lakisääteinen velvoite: Kirjanpitolakiin perustuva tositteiden säilytysvelvollisuus.

4.Käsiteltävät henkilötiedot, tietolähteet ja evästeet

Käsittelemme vain palveluidemme, viestinnän ja sivuston kehittämisen kannalta tarpeellisia tietoja, joita ovat esimerkiksi:

• Nimi ja mahdollinen asema tai titteli
• Edustamasi yritys tai organisaatio
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
• Yhteydenoton sisältö ja viestihistoria
• Laskutus- ja sopimustiedot (asiakassuhteen syntyessä)
• Verkkosivuston käyttö- ja analytiikkatiedot (kuten IP-osoite, laite- ja selaintiedot, sivustolla vieraillut sivut sekä vierailun ajankohta ja kesto)

Tiedot saadaan ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään hänen ottaessaan meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai muulla tavoin, sekä verkkosivuston käytön yhteydessä evästeiden avulla. Tarvittaessa yritysten yhteystietoja voidaan täydentää julkisista yritysrekistereistä (kuten YTJ).

Käytämme sivustollamme evästeitä kävijätilastointia varten. Käytössämme on Google Analytics -palvelu, jota hyödynnämme palvelumme laadun tarkkailuun ja kehittämiseen. Lisätietoja Google Analyticsin tietojenkäsittelystä löytyy Googlen tietosuojasivulta. Analytiikkaevästeitä käytetään vain suostumuksellasi, ja voit muuttaa evästeasetuksiasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sivustomme evästeasetuksista. Lisäksi sivuston tekninen palveluntarjoaja (webhotelli) voi käsitellä sivuston tietoturvan ja toiminnan varmistamiseksi palvelimen teknisiä lokitietoja (kuten IP-osoitteita).

5.Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voivat käsitellä lukuumme vain luotettavat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät), jotka ovat välttämättömiä liiketoimintamme ja verkkosivustomme pyörittämiseksi, kuten sähköposti- ja webhotellipalvelun tarjoaja, tilitoimisto sekä kävijätilastoinnin osalta Google (Google Ireland Limited / Google LLC).

Google Analyticsin käytön sekä mahdollisten pilvi- ja sähköpostipalveluiden yhteydessä tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, kuten Yhdysvaltoihin. Huolehdimme siirtojen lainmukaisuudesta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti hyödyntämällä EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (EU-U.S. Data Privacy Framework) tai EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

6.Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen yhteydenoton hoitamiseksi tai asiakassuhteen ylläpitämiseksi. Tarpeettomiksi käyneet yhteydenotot poistetaan säännöllisesti. Kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja (kuten laskuja) säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä. Google Analyticsin keräämiä kävijätilastotietoja säilytetään palvelun asetusten mukaisesti 14 kuukautta, minkä jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

7.Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköinen aineisto on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla, ja pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Mahdollinen paperinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

8.Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• Tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriin.
• Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista.
• Pyytää tietojesi poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), mikäli käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
• Rajoittaa tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa.
• Peruuttaa antamasi suostumus evästeiden ja kävijäseurannan osalta milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi), jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.